Schüler, Anwesenheit und Billing-Kontext

Eine Schülerseite sollte die Frage beantworten, bevor die Eltern sie stellen.

In einer Tennisakademie berührt ein einzelner Spieler-Datensatz Planung, Gruppen, Billing, Notizen, Rabatte, Guthaben und Anwesenheit. FlexCademy gibt Inhabern einen ruhigen Schülerbereich, damit ihr seht, wer der Spieler ist, was sich geändert hat, was offen ist und was als Nächstes Aufmerksamkeit braucht.

Durchsuchbare Schülerliste mit offenen Beträgen Profil mit Billing, Level, Notizen und Mixed-Fee-Regeln Rabatte, Guthaben, Rechnungen und Anwesenheit in einem Datensatz

Live-Demo anfragen Preise ansehen

Schüler-Steueransicht

Ein Spielerprofil kann viel kleine Unsicherheit aus dem Alltag nehmen

Öffnet den Schüler und die üblichen Rückfragen springen nicht mehr zwischen Büro, Coach und Eltern hin und her.

Live-Schülerkontext

Listenansicht

Filter, Gruppen und offene Beträge auf einen Blick

Durchsucht die Akademie schnell und seht, wer Aufmerksamkeit braucht, bevor ihr das Profil öffnet.

Profil

Kontakt, Billing und Coaching-Kontext zusammen

Haltet Rechnungs-E-Mail, Telefon, Level und J+S-Info dort, wo das Büro sie wirklich braucht.

Geld

Rabatt-, Guthaben- und Rechnungsspur

Spezialpreise leben nicht mehr in Erinnerung oder Nebennotizen.

Historie

Anwesenheit und Notizen bleiben lesbar

Verpasste Sessions und interner Kontext verschwinden nicht mehr in Chat-Verläufen.

Die eigentliche Arbeit

Das ist keine Kontaktliste. Das ist das Gedächtnis eurer Akademie.

Die meiste Inhaber-Reibung ist nicht dramatisch. Es ist kleine Unsicherheit, die sich den ganzen Tag wiederholt. Schülerverwaltung wird leichter, wenn die richtige Antwort bereits am Spieler hängt.

Hat dieser Spieler schon einen Rabatt oder ein Guthaben erhalten?
In welchen Gruppen ist er gerade, und wo trainiert er?
Gehen Rechnungen an die richtige Billing-E-Mail?
Hat dieser Spieler zuverlässig teilgenommen, Sessions verpasst oder wartet noch auf eine Bestätigung?
Können wir ihn zu einer Saison oder einem Camp hinzufügen, ohne doppelte Arbeit zu erzeugen?

Die ruhigere Alternative

Ein Datensatz, viel weniger Rettungsfragen.

FlexCademy hält Schülerliste, Schülerprofil und finanzielle Ausnahmen zusammen. Inhaber öffnen einen Spieler und sehen genau die Punkte, die sonst Rückfragen auslösen: Level, Gruppen, Notizen, offene Beträge, Guthaben, Rabatt und Anwesenheitshistorie.

Durchsucht die Akademie nach Name, E-Mail oder Telefon, statt herumzufragen

Erkennt offene Beträge, bevor das Monatsende zur Überraschung wird

Haltet interne Notizen mit Autor und Zeitstempel statt in einem Nebenchat

Ändert Level, Rechnung oder Billing direkt im Schüler-Flow

Startet in der Liste

Die Übersicht zeigt euch, wer Aufmerksamkeit braucht, bevor ihr ein Profil öffnet.

Eine gute Schülerliste ist nicht nur ein Verzeichnis. Sie ist ein Steuerbildschirm für das Akademie-Büro. FlexCademy lässt euch schnell filtern, sehen, wo jeder Spieler hingehört, und Geldthemen erkennen, bevor sie grösser werden.

01

Sucht und filtert so, wie Inhaber wirklich denken

Sucht nach Name, E-Mail oder Telefon und grenzt danach nach Geburtsjahr, Geschlecht, Standort oder Level ein, wenn ihr den richtigen Ausschnitt schnell braucht.

02

Lest die wichtigen Signale direkt in der Tabelle

Jede Zeile hält Level, Anwesenheits-Score, aktuelle Gruppen und offenen Betrag sichtbar, damit der nächste Schritt klar wird.

03

Ein Level in Sekunden korrigieren, nicht erst in einer späteren Nacharbeit

Öffnet das schnelle Level-Popup aus der Liste und aktualisiert die Stufe des Spielers, ohne euren Flow zu verlieren.

04

Den Datensatz vom richtigen Einstieg aus anlegen

Legt einen Schüler mit oder ohne Saison-Anmeldung an, kopiert den öffentlichen Enrollment-Link für Self-Service-Anmeldungen und haltet gelöschte Schüler wiederherstellbar statt verloren.

Öffnet den Schüler

Ein Profil kann die Details halten, denen Inhaber sonst an fünf Orten nachlaufen.

Sobald ihr einen Schüler öffnet, hört die Seite auf, nur eine Kontaktkarte zu sein, und wird zu echtem Arbeitskontext. Genau hier hören Billing, Coaching-Kontext und Familien-Nachfassen auf, auseinanderzudriften.

Die praktischen Basics sind schon dort, wo ihr sie braucht

E-Mail, Billing-E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Level und J+S-Nummer bleiben auf einem Screen, zusammen mit Bearbeiten-, Archivieren- und Wiederherstellen-Aktionen.

Kontakt-E-Mail und Rechnungs-E-Mail trennen, wenn eine Familie genau diesen Split braucht
Den Anwesenheits-Score oben zeigen statt in einem anderen Tab zu verstecken
Mixed-Fee-Berechtigung direkt im Profil für 1:1-Preisregeln umschalten
Den Datensatz öffnen, aktualisieren, archivieren oder wiederherstellen, ohne Historie neu aufzubauen

Rabatte, Guthaben und klare Rechnungslogik

Die Geld-Ausnahmen leben nicht mehr im Gedächtnis.

Der meiste Billing-Schmerz kommt nicht von normalen Rechnungen. Er kommt von Ausnahmen: ein Geschwisterrabatt, ein Kulanzguthaben, eine Rechnung, die noch nicht bezahlt ist, ein Elternteil, das fragt, was letzten Monat passiert ist.

Spezialpreise direkt am Schüler halten, nicht in einem Notizbuch

FlexCademy lässt Inhaber den individuellen Rabatt aktualisieren, positive oder negative Guthaben mit Grund erfassen und den laufenden Guthabensaldo auf demselben Profil halten, auf dem auch die Rechnungshistorie lebt.

Einen individuellen Rabatt-Prozentsatz direkt im Profil setzen und ändern
Guthaben oder Korrekturbeträge mit klarem Grund hinzufügen
Die vollständige Guthabenhistorie inklusive Autor sichtbar halten
Frische Guthaben-Fehler entfernen, ohne manuelle Datenbank-Aufräumarbeiten
Nicht zweimal nachfragen müssen, ob ein Spezialdeal schon berücksichtigt wurde

01

Familienkonto ohne Workaround

Wenn ein neues Kind dieselbe Familien-E-Mail nutzt, verknüpft FlexCademy den Schüler mit demselben Account statt doppelte Eltern-Datensätze zu erzwingen.

02

Notizen bleiben am Spieler hängen

Hinterlasst normale Notizen oder Inhaber-only-Notizen mit Autor und Zeitstempel, damit Kontext auch bei Teamwechseln erhalten bleibt.

03

Gruppenkontext bleibt sichtbar

Liste und Profil halten die Gruppen des Spielers nah dran, inklusive Tag, Zeit, Standort und Plätze, damit Trainer und Inhaber dieselbe Sicht behalten.

04

Offene Rechnungen fallen auf, bevor sie unangenehm werden

Die Hauptliste zeigt offene Beträge direkt an, damit Schulden schon sichtbar werden, während ihr den Spieler anschaut – nicht erst Wochen später.

05

Manuelle Rechnungen sind einen Klick entfernt

Erstellt direkt aus dem Schülerprofil eine neue Rechnung, wenn ihr etwas ausserhalb des normalen Saison- oder Camp-Flows verrechnen müsst.

06

Die Rechnungsspur bleibt lesbar

Seht Ausstellungsdatum, Zweck, Total und Status, mit klaren Markierungen für bezahlt, fällig, überfällig oder Gutschrift.

Anwesenheit und Trainingsspur

Wenn jemand fragt, was wirklich passiert ist, kann der Datensatz antworten.

Eltern erinnern sich an die verpasste Lektion. Inhaber erinnern sich an die offene Rechnung. Trainer erinnern sich an den Platzwechsel. Die Schülerseite sollte diese Geschichte zusammenhalten.

Anwesenheits-Score

Zuerst das einfache Verhältnis sehen

Ein schneller Score zeigt besuchte Sessions im Verhältnis zum bestätigten Total, damit ihr das Muster erkennt, bevor ihr die ganze Historie öffnet.

Teilgenommen

Die Trainingsspur bleibt sichtbar

Vergangene Sessions halten ihren Anwesenheitsstatus zusammen mit Standort, Platz und Datum, damit echte Platzzeit nicht in Erinnerung zerfällt.

No-show

Verpasste Sessions werden nicht versteckt

No-shows bleiben Teil der Timeline des Schülers, was Nachfassen ruhiger und fairer macht.

Wartet auf Review

Unbestätigte Sessions tun nicht so, als wäre alles sauber

Wenn Anwesenheit noch nicht geprüft wurde, sagt der Datensatz das klar, statt still so zu wirken, als wäre alles abgeschlossen.

Die Timeline macht die heiklen Fragen kleiner

Öffnet die Historie in umgekehrter Reihenfolge und ihr seht schnell, wie viel dieser Spieler wirklich trainiert hat, welche Sessions verpasst wurden und wohin ihr springen müsst, wenn ein Detail wichtig wird.

Jeder Timeline-Eintrag hält Status, Datum, Standort und Plätze zusammen
Inhaber können direkt ins verknüpfte Training springen, wenn der volle Kontext zählt
Die Liste zeigt mehr Historie schrittweise statt alles auf einmal abzuladen
Ihr rekonstruiert die letzten Wochen nicht mehr aus Chats, Trainergedächtnis und Bankbelegen

Der Datensatz arbeitet weiter, nachdem das Profil gespeichert ist

Schüler bleiben mit Saisons, Camps und Planung verbunden.

Ein Schülerdatensatz wird erst dann wirklich nützlich, wenn er auch nach der Anlage weiterhilft. FlexCademy bindet den Spieler an genau die Abläufe zurück, die Inhaber jede Woche wirklich steuern.

Einen Schüler direkt im echten Akademie-Flow anlegen

Neue Schüler können als einfacher Datensatz oder direkt im Saison-Anmeldefluss angelegt werden, mit genau den Feldern, die Inhaber vor der Planung wirklich brauchen.

Wählen, ob ihr nur einen Schülerdatensatz anlegt oder direkt mit einer Saison-Anmeldung startet

Bevorzugte Standorte, Trainings pro Woche und volle Verfügbarkeit im selben Anlegefluss erfassen

Konto-Setup und Passwort-Instruktionen automatisch versenden, wenn die Familie sofort informiert werden soll

Das Level vom ersten Tag an mitgeben, statt es später nachzupflegen

01

Bestehende Schüler ohne Neuschreiben in eine Saison holen

Durchsucht die Akademie, seht den Level-Kontext und fügt einen bestehenden Spieler mit einem Klick in den Saison-Anmeldefluss ein.

02

Bestehende Schüler sauber in Camps aufnehmen

Durchsucht die Akademie, fügt einen Spieler zu einem Camp hinzu, setzt bei Bedarf einen manuellen Preis und markiert bereits verrechnete Camp-Schüler klar.

03

Zukünftige Absenzen leben am Schüler, nicht in WhatsApp

Temporäre Ausschlüsse halten von, bis und Grund direkt am Spieler fest, damit die Planung sieht, wer weg ist, bevor die Woche auseinanderfällt.

04

Gelöscht heisst archiviert, nicht ausgelöscht

Haltet gelöschte Schüler in einer separaten Wiederherstellungs-Liste, damit Pausen oder Austritte die Spur nicht löschen.

In Klartext

Was das für Inhaber verändert

Ihr jagt der Schülergeschichte nicht mehr hinterher. Eine Seite zeigt euch, wer der Spieler ist, wo er trainiert, was die Familie schuldet, welche Spezialpreise gelten und was zuletzt passiert ist.

Haltet den Rest verbunden

Schülerverwaltung wird viel nützlicher, wenn die Seiten drumherum schon verknüpft sind.

Die Schülerseite wird deutlich wertvoller, wenn sie sauber in Saison-, Camp-, Rechnungs- und Familien-Experience übergeben kann.

01

Bringt einen unordentlichen Schülerdatensatz in die Demo.

Zeigt uns den Spieler mit Spezialrabatt, verpassten Sessions, Billing-E-Mail-Verwirrung oder offenen Rechnungen. Wir zeigen euch, wie FlexCademy das sauberer hält.

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